Что такое делегирование: основные принципы и секреты эффективности
Содержание
Что такое делегирование
Делегирование — это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному. Делегирование отличается от обычного распределения обязанностей тем, что здесь передают задачи из «мира» руководителя.
Например, у руководителя назначена встреча с потенциальными партнерами. Он знает, что им важно наглядно увидеть показатели будущего проекта. Чтобы проиллюстрировать питч, эффективный руководитель придумает содержание презентации, а оформление делегирует сотруднику. Пока работник ее оформляет, менеджер сможет подготовиться к переговорам.
Что подойдет для делегирования:
Простые задачи, которые отнимают время и отвлекают от стратегической работы: регистрация на мероприятия, бронирование билетов и жилья для командировки, ручной перенос списка в Excel-таблицу.
Задачи, выполнять которые можно научить сотрудника, чтобы не заниматься ими самостоятельно: подготовка официальных запросов в госорганы, сбор информации о заказчике или конкурентах.
Задачи, в которых руководителю может не хватать компетенций: ведение личных страниц в соцсетях, разработка сайта-визитки, data-анализ.
Задачи, которые накладываются на другие важные процессы, но должны быть выполнены в любом случае: представительство компании, когда руководитель в командировке, простая коммуникация с подрядчиками.
В чем преимущества делегирования
Если управленец снимает с себя часть рутины, он освобождает время для работы над задачами более высокого уровня: планирования развития компании, анализа отчетов, переговоров с новыми партнерами. Делегирование помогает снизить риск срыва дедлайнов, а это повышает эффективность компании в целом.
Исследование Gallup показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, в 2013 году оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования [1].
Кроме того, когда вы передаете часть своих дел сотрудникам, то даете им возможность перенять те навыки и знания, которые помогают принимать важные решения. Такой рост сотрудников ускоряет общий темп работы, а также защищает коллектив в экстренных ситуациях. Команда будет знать, что делать, если руководитель заболеет или уйдет в отпуск.
Когда начать делегировать
Ориентируйтесь на свое расписание. Если работа начала отнимать слишком много времени и личных ресурсов и крадет отпускные дни, стоит перераспределить нагрузку. Можно отдать часть задач текущим сотрудникам или нанять личного ассистента, в том числе удаленного.
Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер отмечал, что человек может удерживать в кратковременной памяти не больше 7 ± 2 элемента [2]. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому значению или превышает его, это сигнал к изменению расписания.
Почему делегировать получается не у всех
Есть шесть основных причин, почему руководители отказываются передавать часть своих задач подчиненным или перестают это делать, столкнувшись с проблемами.
Выбирают не того сотрудника. Прежде чем отдать задачу, нужно понять, есть ли у подчиненного знания и навыки для ее выполнения, как задача от руководства соотносится с его карьерными интересами и целями и какая у сотрудника нагрузка. Лучше делегировать работникам, которые максимально близки к «операционке»: именно они знают все детали ежедневных задач.
Не хотят объяснять. Управленцам кажется, что они впустую тратят время на объяснения, хотя могли бы заниматься делом. Но если не давать четких инструкций, сотрудник ничему не научится и не сможет облегчить нагрузку руководителя. Чем конкретнее и понятнее вы объясните, что хотите от коллеги, зачем, когда и в каком виде это нужно, тем вероятнее он сделает все правильно.
Делегируют группе. Сотрудник должен понимать, за что именно и в какой срок он отвечает. Стоит отдавать работнику всю задачу сразу, чтобы он видел свою зону ответственности.
Поручают неверные задачи. Людям свойственно передавать решения, от которых зависят другие, чтобы избежать ответственности или осуждения [3]. Но руководитель не имеет права передавать некоторые дела сотрудникам, если это не их уровень принятия решений. К таким делам относят:
Вмешиваются в уже переданные задачи. Страх потерять контроль и перфекционизм заставляют некоторых руководителей встревать в работу и забирать у сотрудников задачи обратно со словами «я сам». Важно помнить, что работники, которые впервые занимаются порученным делом, могут выполнять его медленнее, чем хочется. Но это нормально — это часть их обучения.
Компетентный сотрудник научится и будет работать быстрее. Если у него возникают вопросы во время работы, стоит ответить на них и дать рекомендации, но не делать их вместо работника. А замечания полезнее давать к результату.
Не оставляют время на проверку. Для делегированной задачи нужно заложить время на обратную связь и доработку. Обратная связь — ключевой фактор успеха в делегировании. Она помогает повысить как уверенность работника в собственных силах, так и авторитет руководителя. Поэтому если отчет нужно сдать в следующий понедельник, стоит ставить дедлайн на пятницу, чтобы остался день на доработку.
При этом если принимать работу, которая не устраивает по качеству, сотрудник не научится выполнять задачи как нужно. А руководитель будет постоянно исправлять ошибки.
Как научиться делегировать
Необходимо разобраться, почему вы этого еще не делаете и где могут быть трудности. Например, перфекционизм, страх потери контроля или авторитета могут потребовать работы с психологом. Нехватка времени, боязнь ошибиться в сотруднике решаются через развитие soft skills и внедрение принципов тайм-менеджмента.
Чтобы эффективно делегировать:
Делегирование полномочий. Коммуникация. Коммуникационные сети
» data-shape=»round» data-use-links data-color-scheme=»normal» data-direction=»horizontal» data-services=»messenger,vkontakte,facebook,odnoklassniki,telegram,twitter,viber,whatsapp,moimir,lj,blogger»>
Делегирование полномочий. Коммуникация. Коммуникационные сети
Укажите принципы делегирования полномочий:
+ норма управляемости
– экономическая эффективность
+ единоначалие
+ власть
– принцип соответствия между полномочиями и ответственностью.
Передача полномочий от руководителя подчинённому называется:
– координацией;
– коммуникацией;
+ делегированием;
– организацией;
– мотивацией.
Делегирование полномочий в фармацевтических организациях базируется на соблюдении следующих принципов:
единоначалия, мотивации, ответственности
+ единоначалия, соответствия, ограничения нормы управляемости
единоначалия, ограничения нормы управляемости, кооперации
ответственности, мотивации, специализации
ограничения нормы управляемости, мотивации, кооперации
Делегирование полномочий – это:
+ один из важнейших методов современного управления;
+ способ управленческого воздействия;
+ процесс передачи задач лицу, который принимает на себя ответственность за их выполнение;
+ предоставление ограниченного права на использование ресурсов организации;
Признаки эффективного делегирования полномочий:
+ благоприятные условия для делегирования в коллективе
+ открытый стиль руководства
+ признание заслуг подчинённых
– либеральный стиль руководства
+ внимание к сотрудникам.
Процесс обмена информацией между членами организации называется:
– координацией;
+ коммуникацией;
– делегированием;
– организацией;
– мотивацией.
Виды коммуникаций по отношению к организации:
+ внутренние
– межличностные
+ внешние
– управленческие
– социальные
Вербальные коммуникации подразделяются на:
+ письменную
+ устную
– телефонную
– компьютерную
– голосовую
Укажите открытые коммуникационные сети:
– «соты»
– «круг»
+ «змея»
+ «звезда»
+ «шпора»
+ «тент»
Укажите закрытые (замкнутые) коммуникационные сети:
– сеть типа «змея»;
– «тент»
– «звезда»
– «соты»
+ «круг»
+ «колесо»
Комбинированные коммуникационные сети – это:
– «палатка»
– «тент»
– «шпора»
– «колесо»
– «круг»
+ нет правильного ответа
Коммуникации внутри фармацевтической организации принято делить на:
+ вертикальные
+ горизонтальные
– официальные
– неофициальные
– интриги
Коммуникация – это:
+ общение людей в процессе их совместной деятельности;
+ обмен идеями, мыслями, чувствами;
+ обмен информацией;
Укажите основные функции коммуникации:
+ информационная
– властная
– управленческая
+ личностная
В зависимости от способа передачи коммуникации делят на:
+ вербальные
– горизонтальные
+ невербальные
– устные
– письменные
Устная вербальная коммуникация – это:
+ совещание
– отчёты
– приказы
+ конференции
+ деловые беседы
К основным видам делового взаимодействия не относится:
+ беседа;
– совещание;
– собрание;
– невербальная коммуникация;
– собеседование.
Разновидности деловых бесед:
+ проблемная
– деловая
+ целенаправленная
+ регламентированная
– внеочередная
Виды делового совещания:
+ проблемное
– праздничное
+ инструктивное
+ оперативное
– подготовительное
Для разработки альтернатив решения проблемы не применяют метод:
– аналогии;
– «мозгового штурма»;
+ эмпатии;
– упрощения;
– динамических показателей.
Для официальных взаимоотношений в организации не характерно следующее условие:
+ полномочия.
Официальные взаимоотношения в фармацевтической организации определяют следующие условия:
ответственность, власть, компетентность
+ ответственность, власть, подотчетность
ответственность, власть, социально-психологический климат
ответственность, подотчетность, стиль руководства
власть, компетентность, стиль руководства
Морально-психологический настрой в коллективе, складывающийся в процессе совместной работы и проявляющийся во взаимоотношениях сотрудников, называется:
стилем руководства
жизненным циклом организации
+ социально-психологическим климатом
неформальной структурой
организационной структурой
Деловые беседы, совещания, собрания, переговоры относятся к:
письменным коммуникациям
законам организации
+ устным коммуникациям
методам управления
законам управления
В качестве межличностных методов управления конфликтной ситуацией выступают:
распоряжение, приспособление, конкуренция, компромисс, сотрудничество
приказы, приспособление, конкуренция, компромисс, сотрудничество
+ уклонение, приспособление, конкуренция, компромисс, сотрудничество
слияние отделов, приказы, приспособление, конкуренция, компромисс
перевод в другой отдел, компромисс, конкуренция, приспособление, приказы
Мотивация – это:
– контроль
+ побуждение
– руководство
– организация
– координация
Столкновение противоположно направленных взглядов, позиций, интересов, целей двух или более людей – это:
инцидент
+ конфликт
социально-психологический климат
деловая беседа
производственное совещание
Трудноразрешимое противоречие, возникающее в коллективе в процессе трудовой деятельности, называется:
+ конфликтом;
– стилем руководства;
– деловым взаимодействием;
– неформальными отношениями;
– формальными отношениями.
Проблемные ситуации бывают:
+ структурированные;
+ неструктурировыанные;
К методам управления конфликтной ситуацией не относятся:
– структурные;
– экономические;
+ межличностные;
– расформирование подразделений;
– слияние отделов.
К основным причинам конфликтов в фармацевтической организации не относятся:
+ общие.
Что представляет собой делегирование полномочий тест ответ
Правильные ответы выделены курсивом и +
1. Управление – это:
+ процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформулировать и достичь целей;
— особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективно и целенаправленно работающую производственную группу;
— эффективное и производительное достижение целей предприятия посредством планирования, организации и лидерства руководителя.
2. Менеджмент – это:
— процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформулировать и достичь целей;
— особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективно и целенаправленно работающую производственную группу;
+ эффективное и производительное достижение целей предприятия посредством планирования, организации и лидерства руководителя.
3. Кто является родоначальником классической школы менеджмента:
4. Первый учебник по управлению был написан английским предпринимателем М. Веберов в:
5. Кто автор этих слов: «Управление – это искусство знать точно, что предстоит сделать и как это сделать самым дешевым и наилучшим способом»?
6. Какие бывают виды разделения труда менеджеров?
7. Сколько существует иерархических уровней менеджмента?
8. Кто относится к среднему уровню менеджеров?
9. Функции менеджмента бывают:
— правильного ответа нет.
10. Выберите правильные функции менеджмента:
Тесты по менеджменту с ответами 2-ой вариант
1. Планирование – это:
+ управленческая деятельность, отраженная в планах и фиксирующая будущее состояние менеджмента в текущее время;
— перспективная ориентация в рамках распознавания проблем развития;
— обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех её подразделений.
2. Сформулируйте задачи планирования:
+ перспективная ориентация в рамках распознавания проблем развития;
— обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех её подразделений.
— создание базы для эффективного контроля путем сравнения показателей.
3. По форме планирование бывает:
4. Необходимость планирования заключается в определении:
+ конечных и промежуточных целей;
+ задач, решение которых необходимо для достижения целей;
+ средств и способов решения задач;
— правильного ответа нет.
5. При какой форме планирования осуществляется выбор средств для выполнения целей на период от 1 года до 5 лет?
6. При какой форме планирования осуществляется определение целей деятельности на срок больше 5 лет:
7. Организация – это:
— процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформулировать и достичь целей;
— особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективно и целенаправленно работающую производственную группу;
+ это управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.
8. Установление постоянных и временных связей между всеми подразделениями организации осуществляет функция:
9. Выберите основные принципы организации менеджмента:
10. Функции административно-оперативного управления:
+ определение структуры предприятий;
— периодическое или непрерывное сравнение;
Тесты по менеджменту 3-ий вариант
1. Регулирование – это:
+ управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима управления;
— процесс выработки корректируемых мер и реализации принятых технологий;
2. Принципы регулирования:
3. Задача регулирования:
— обновление планируемых заданий;
+ обеспечение своевременного эффективного достижения организацией своих целей;
— корректировка результатов деятельности;
4. Виды регулирования:
5. При каком виде регулирования проблема рассматривается как потенциальная возможность:
6. Назовите этапы регулирования:
+ информационная подготовка для принятия решений;
+ разработка и принятие решений;
— определение структуры предприятия.
7. Дайте правильное определение функции координации:
+ управленческая деятельность, обеспечивающая согласованность работы рабочих подразделений;
— управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима управления;
— это управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.
8. Назовите функции менеджмента:
9. Тип власти, который может использовать менеджер:
10. Влияние – это:
+ поведение одного человека, которое вносит изменение в поведение другого человека;
— волевое отношение между людьми, основанное на силе;
— убеждение человека в чем-либо.
Тесты по теория менеджмента тесты с ответами вариант 4
1. Назовите форму влияния, которая может побудить человека к более тесному сотрудничеству:
+ участие сотрудников в управлении.
2. Задачи контроля:
— сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности;
+ оценка состояния и значимости полученных результатов;
— разработка и принятие решений.
3. Анализ – это:
+ это управленческая деятельность, обеспечивающая выявление причин отклонения желаемого состояния системы от фактического и осуществляющая разработку мер по устранению выявленных недостатков;
— управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима управления;
— это управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.
4. Кто является продолжателем теоретической работы Тейлора о менеджменте:
5. Назовите психологические методы управления:
+ метод профессионального отбора;
— метод социального нормирования;
+ метод гуманизации труда.
6. Какие приемы используются при психологических методах управления?
7. Назовите социальные методы управления:
— метод профессионального отбора;
+метод социального нормирования;
— метод гуманизации труда.
8. Управление – это:
— эффективное и производительное достижение целей предприятия посредством планирования, организации и лидерства руководителя.
+ процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформулировать и достичь целей;
— особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективно и целенаправленно работающую производственную группу;
9. Назовите этапы регулирования:
— определение структуры предприятия;
+ информационная подготовка для принятия решений;
+ разработка и принятие решений;
10. Социальные методы управления:
— метод управления группами;
— метод ролевых изменений;
— метод управления групповыми явлениями;
Итоговое тестирование по менеджменту с ответами:
1 Тест. Что такое менеджмент?
1. Разновидность науки управления.
2. Группа руководителей.
3. Разновидность управленческой деятельности.
4. Это отношение, складывается в процессе управленческой деятельности.
+ 5. Совокупность принципов, методов, форм и средств управления, особый вид деятельности, связанный с руководством людьми, умелым использованием их труда и знаний.
2. Задачами менеджмента являются:
+ 4. Поддержание устойчивости фирмы и всех ее элементов и ее развитие.
5. Контроль результатов деятельности и внесение коррективов.
3. Функции менеджмента – это …
1. Виды управленческой деятельности, которые обеспечивают формирование управленческого влияния.
+ 2. Отдельные виды управленческой деятельности, которые увеличивают эффективность руководства.
3. Отдельные управленческие процессы, направленные на увеличение продуктивности труда подчиненных.
Тест № 4. Функции менеджмента
1. Инновационный менеджмент.
2. Оптимальное сочетание централизованного регулирования и самоуправления.
+ 3. Организация, планирование, контроль, мотивация.
4. Перевод фирмы в качественно новое состояние.
5. Тест. Процесс менеджменту – это …
1. Последовательное выполнение функций менеджмента, конкретно: планирование, организация, мотивация, контроль и регулирование.
2. Последовательность определенных оконченных этапов, выполнение которых способствует обеспечению: управленческого влияния руководящей системы на руководимую для достижения целей организации.
3. Последовательное выполнение функций и методов менеджмента.
+ 4. Правильные ответы 1 и 3.
6. Выберите понятие, относящиеся к принципам менеджмента.
+ 1. Единоначалия и коллегиальность.
7. Среди условий, что перечислены ниже, выберите такие, которые определяют успех организации.
1. Наличие формальных и неформальных организаций.
2. Выход на внешний рынок.
3. Способность к выживанию, результативности, практической реализации.
+ 4. Наличие современных технологий.
8. В чем состоит основное отличие формальных и неформальных организаций.
1. В количестве членов организаций.
2. В контактах с внешней средой.
+ 3. В способе возникновения.
4. В связях между членами организации.
9. Организация – это:
1. Группа людей, которые владеют определенными ресурсами.
+ 2. Группа людей, которые владеют определенными ресурсами, имеют общее руководство и общие цели.
3. Группа людей, деятельность которых сознательно, направленно или спонтанно координируется для достижения определенной цели.
4. Группа лиц, которые имеют общее руководство.
10. Какие из нижеприведенных понятий относятся к целям по содержанию.
11. Выберите правильные ответы:
А – процесс установления пропорций и согласование действий в системе управления.
Б – процесс приобщения рабочих до высокопроизводительности труда.
В – процесс формирования структуры управления и создания определенного порядка в работе.
Г – система наблюдения и проверки функционирования предприятия.
12. Функция организации базируется на таких категориях:
1. Полномочие, ответственность, стимулирование, делегирование.
2. Полномочие, ответственность.
+ 3. Полномочие, ответственность, делегирование.
13. Полномочия – это:
+ 1. Возложена на должностное лицо обязанность выполнять постановленные задания и обеспечивать их позитивное решение.
2. Ограниченное право использовать ресурсы предупреждения и направлять усилия подчиненных на выполнения задания.
3. Передача заданий и полномочий лицу, что берет на себя ответственность за их выполнение.
14. Ответственность – это:
1. Возложенная на должностное лицо обязанность выполнить поставленные задачи, обеспечить их позитивное решение.
+ 2. Ограничения права использовать ресурсы предприятия и направлять усилия подчиненных на выполнение задания.
3. Передача заданий и полномочий лицу, что берет на себя ответственность за их выполнение.
15. Делегирование – это:
1. Возложенная на должностное лицо обязанность выполнить поставленные задачи, обеспечить их позитивное решение.
2. Ограничения права использовать ресурсы предприятия и направлять усилия подчиненных на выполнение задания.
+ 3. Передача заданий и полномочий лицу, что берет на себя ответственность за их выполнение.
17. Управленческое решение это:
1. Формы влияния на исполнителей.
2. Организационный инструмент в руках работников управления.
+ 3. Творческая деятельность по анализу проблемной ситуации, выбор средств от разрешения.
18. Дайте определение понятий:
А – поведение руководителя, что меняет отношение подчиненных к нему.
Б – способность вести за собой.
В – способность и возможность менеджера влиять на деятельность и поведение рабочих.
Г – общепринятые повторяющиеся социальные действия, что становятся обычными.
1 – В; 2 – А; 3 – Ь; 4 – Г.
Тест № 19. Какие качества должны быть присущи менеджеру?
1. Знание по специальности.
+ 2. Практичность ума.
4. Любовь к чтению художественной литературы.
20. Что Вы понимаете под словом «группа».
1. Количество людей, едущих в одном автобусе.
2. Личности, имеющие одинаковые наклонности к какому-то процессу.
+ 3. Две и больше личности, что взаимодействуют одна с одной.
4. Четко определенное количество людей.
21. Кто такой формальный лидер:
1. Один из членов группы, что владеет силой личного влияния на других.
+ 2. Руководитель коллектива, который пользуется данной ему служебной властью.
3. Целеустремленный менеджер.
4. Главный специалист.
22. Группы работников делят на такие категории:
+ 1. Формальные и неформальные.
2. Простые и сложные.
3. Открытые и закрытые.
23. Отметьте какие из нижеперечисленных предложений не являются признаками коллектива.
1. Наличие непосредственных производственных связей.
+ 2. Наличие высокой активности.
3. Психологический климат.
4. Общность целей и задач.
24. Назовите причины конфликтов:
1. Психологическая совместимость
+ 3. Режимы труда и отдыха.
25. Путь разрешения конфликтов:
3. Поездка на природу.
4. Гласное обсуждение.
26. Стресс – это:
1. Перегрузка нервной системы.
+ 3. Вегетативно-психологическое состояние.
4. Увольнение с работы.
27. Руководитель авторитарного стиля руководства:
+ 1. Много работает, требует этого от других.
2. Много работаем сам.
3. Делится властью с подчиненными.
4. Ценить подчиненных.
1. Не терпит критики.
2. Ждет указаний сверху.
3. Избегает конфликтов.
+ 4. Коллегиально решает проблемы коллектива.
29. Технология принятия управленческих решений в порядке их разрешения.
30. Что относится к методам принятия управленческих решений: