Управление по документообороту авто
Вступил в силу закон о кадровом ЭДО
Вступил в силу закон, который разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Расскажем о ключевых нововведениях.
Поправки по кадровому ЭДО (далее — КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:
Какими документами можно обмениваться в электронном виде
Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа:
Какие электронные подписи использовать
Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.
Особые правила
Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):
Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:
Общий порядок
Он применяется для всех остальных документов.
Компания может использовать для подписи документов:
У сотрудника больше вариантов:
Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.
Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.
Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов
Какой информационной системой пользоваться
Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили.
Как переходить на КЭДО
Локальный нормативный акт
Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.
Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.
Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 4 документа — мы перечислили их в начале статьи. Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.
Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.
Порядок КЭДО
Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.
Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.
Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников.
Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается.
Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.
Уведомление работников
Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это.
Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.
Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда
С 28 июня 2020 года по 15 ноября 2021 года в России проходил эксперимент по КЭДО (Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года.
Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 16.11.2021 № 14-4/10/В-14980.
Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия
Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.
До 1 сентября 2022 года способы предоставить их есть только такие: либо распечатать электронный документ и заверить, либо направить документ работнику в электронном виде.
С 1 сентября 2022 года, когда станет возможным взаимодействие с госуслугами, работодатели смогут размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на госуслугах.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Автоматизация
управления
документооборотом в Москве
от 3 дней и 50 900 руб.
Какие проблемы решает автоматизация управления документооборотом:
Результаты автоматизации управления документооборотом:
Наши специалисты автоматизировали:
Ваши преимущества работы с нами:
Услуги для автоматизации бизнеса
Услуга «Техническое сопровождение» — это поддержка вашей торговой точки в режиме 24/7. Большинство задач клиентов мы решаем за 1 обращение.
Мы предлагаем:
-бесперебойную работу магазина — техподдержка в режиме 24/7;
— контроль за сроками ФН и ОФД — вы не пропустите срок окончания услуги и избежите простоев;
— консультации по порядку работы с кассой, помощь при формировании чеков коррекции, при закрытии или открытии смены;
— консультации по работе с госсистемами: ЕГАИС, Меркурий, Маркировка, информирование по изменениям законодательства;
— гарантию на все работы.
Решение «Под ключ»
Автоматизация управления документооборотом
Пример
автоматизации управления
документооборотом:
Исходные данные:
Решение «под ключ»
внедрено за 3 рабочих дня:
Проблемы, озвученные владельцем:
Итоги автоматизации:
За 2 месяца итоговая выручка компании выросла на 26%
благодаря внедрению решения «под ключ».
Автоматизация управления документооборотом
Перевод документов в электронную форму и автоматизация управления документооборотом создают удобную систему работы с документами в любой момент времени.
Компания Онлайн-касса.ru — Федеральный оператор по продаже, подключению и обслуживанию ККТ, а также официальный дилер 1С — обладает необходимыми средствами и штатом инженеров для автоматизации управления документооборотом.
Проблемы, решаемые автоматизацией управления документооборотом
Независимо от объёмов документооборот должен быть удобным в применении, доступным по времени и точным по исполнению.
В организации или на предприятии необходимо обеспечить приём, фиксацию и распределение входящей документации.
Создаваемые внутри компании документы должны проходить согласование между отделами и с вышестоящим руководством.
Всеми действиями с документами необходимо грамотно управлять с целью их учёта, исполнения и недопущения утраты.
После обработки документов требуется обеспечить их ответственное хранение, что требует дополнительных затрат на содержание складских помещений.
Автоматизация управления документооборотом решает вышеперечисленные задачи и позволяет бизнесу развиваться.
Итоги автоматизации управления документооборотом
Автоматизация управления документооборотом сокращает в разы бумажную волокиту и обеспечивает развитие и рост прибыли коммерческих предприятий за счёт повышения эффективности работы организации:
Преимущества автоматизации управления документооборотом от Онлайн-касса.ru
Заключая договор автоматизации управления документооборотом с нашей компанией Вы получаете:
Наши предложения по автоматизации управления документооборотом
Типовой вариант предоставляет услуги по установке, наладке и запуску в эксплуатацию однопользовательской программы автоматизации управления документооборотом.
Индивидуальное решение “под ключ” позволяет сразу начать работу и вести делопроизводство и документооборот. Вам достаточно произвести ввод сведений о своей компании и указать параметры учётной политики. Для этого наши специалисты проводят первоначальный экспресс-аудит Вашей компании. Затем разрабатывают под потребности организации индивидуальную программу автоматизации управления документооборотом, инсталлируют её и проводят тестирование на оборудовании компании. После запуска в эксплуатацию наши специалисты проводят обучение пользователей работе с программой автоматизации управления документооборотом.
Курс «Эксперт по цифровизации документооборота»
Цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года (Указ Президента от 21.07.2020 № 474). С 1 сентября 2021 г. вступил в силу Профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации» (Приказ Минтруда России от 31.03.2021 № 192н).
Цель программы: научить способам эффективного управления цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации за счет использования современных технологий и анализа данных, а также рассмотреть основные законодательные изменения в сфере электронного документооборота и защиты информации.
Курс предназначен для специалистов и руководителей подразделений документационного обеспечения управления организацией, оптимизирующих работу с документальным фондом, ведущих и планирующих деятельность с ЭДО, ЮЗЭДО в финансово-экономических, административных и кадровых подразделениях коммерческих и некоммерческих организаций.
В чем ценность этого курса:
ВОЗМОЖНОСТЬ ВЫБОРА ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ : ОЧНОЕ УЧАСТИЕ или ОНЛАЙН-ТРАНСЛЯЦИЯ + доступ к видеоматериалам.
РАСПИСАНИЕ ПОЗВОЛЯЕТ ОБУЧАТЬСЯ БЕЗ ОТРЫВА ОТ РАБОТЫ: ВЕЧЕРНИЕ (с 18-30 до 21-30) и СУББОТНИЕ занятия (с 10-00 до 16-00).
ФОРМАТЫ ОБУЧЕНИЯ : актуальная теоретическая информация, практикумы, полезные инструменты в работе: шаблоны, памятки, чек-листы.
ПОЛЕЗНОСТЬ КУРСА в его практической направленности. Все задания позволяют накапливать экспертизу по управлению документами и информационными системами, сразу внедрять полученные знания в свою профессиональную деятельность.
Для выступлений приглашены:
Эксперты в области цифровизации трудовых отношений и другие эксперты /практики отрасли.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДАННЫМИ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ОРГАНИЗАЦИИ
СТРУКТУРИРОВАНИЕ ДАННЫХ И МЕТАДАННЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ СТРУКТУРИРОВАННЫХ ДАННЫХ И ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ЭДО, ЮЗЭДО, МЭДО
СОХРАННОСТЬ И ЗАЩИТА ЦИФРОВОГО КОНТЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ
УПРАВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
КУРС ДОСТУПЕН В РЕЖИМЕ ON-LINE ТРАНСЛЯЦИИ. СПЕЦИАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ НА ОНЛАЙН ТРАНСЛЯЦИИ ДЛЯ ГРУПП 5 ЧЕЛОВЕК И БОЛЕЕ.
СТОИМОСТ Ь УЧАСТИЯ : 52 400 руб. (НДС не облагается).
СТОИМОСТЬ ON-LINE ТРАНСЛЯЦИИ : 42 000 руб. (НДС не облагается).
СКИДКИ : При регистрации двух и более участников от одной организации предоставляется скидка 10%.
или по тел. +7 (495) 798-13-49; (495) 798-09-54; (495) 960-4773 conference@profitcon.ru
©РФОП Экономика и Управление, 2021г.
Все материалы данного сайта являются объектами авторского права. Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в сети Интернет) и любое коммерческое использование без письменного разрешения РФОП Экономика и управление. При выявлении фактов нарушения авторских прав будут применяться методы их защиты, предусмотренные гражданским, административным и уголовным законодательством.
Управление документооборотом в государственном секторе
Документооборот — это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.
Как сообщает Интерфакс: «В ноябре 2010г. многие федеральные ведомства перейдут на электронный документооборот». Отсюда возникает вопрос, в чем причина и почему автоматизация документооборота сегодня является необходимостью? Рассмотрим ряд задач, решение которых инициирует автоматизацию документооборота в госсекторе:
Решить вышеуказанные задачи привычным способ нам не удается, в современном обществе постоянное развитие и стремление снизить трудоемкость бизнес-процессов является необходимостью. Поэтому эффективно управлять документооборотом можно с помощью современного инструмента — программного обеспечения, которое будет решать задачи государственного сектора по части управления документооборотом. Что может превратить рутинную бумажную работу в оперативный механизм работы с документами? Комплексное решение 1С: Документооборот 8, разработанное на усовершенствованной технологической платформе 1С: Предприятие 8.2. Программа позволяет:
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета: входящие, исходящие и внутренние документы, заложены в программу и полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
Участников рынка автоматизации документооборота в государственном секторе не так много. Компания «1С:ВДГБ» входит в их число и обладает уникальным опыт автоматизации государственных организаций и бюджетных учреждений на базе программных продуктов 1С. Учитывая потребность предприятий государственного сектора в технологиях сбора и анализа учетной и управленческой информации, «1С:ВДГБ» оказывает методологическую поддержку и консультирование бухгалтерских работников.
Свистунов Дмитрий, Заместитель Генерального директора Некоммерческого Партнерства «Проектирование инженерных систем зданий и сооружений» прокомментировал результат внедрения программы 1С: Документооборот 8 таким образом:
Наша компания Некоммерческое Партнерство «Проектирование инженерных систем зданий и сооружений» выражает благодарность коллективу компании «1С:ВДГБ» за успешное внедрение программного продукта 1С: Документооборот 8. Специалистами «1С:ВДГБ» была оказана помощь в выборе оптимального решения с учетом всех особенностей ведения бухгалтерского и налогового учета в нашей организации. В результате автоматизации выросли качественные и скоростные показатели документооборота, повысилась прозрачность учета, получен качественный аналитический инструмент. Доставка и установка программного продукта были выполнены своевременно. Оказана первоначальная консультация по работе с программой. Руководство и бухгалтерия нашей компании дают положительную оценку профессиональным действиям сотрудников «1С:ВДГБ»
Автоматизация документооборота с помощью программы 1С: Документооборот 8 дает руководству государственной организации следующие преимущества:
Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей
Новый закон, который внес поправки в Трудовой кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг. Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).
Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг. Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек. В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда. Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.
При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.
Нелегкий выход из эксперимента
Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны. В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами. Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.