5 что такое материальные носители персональных данных
Персональные данные сотрудника: как с ними работать
Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.
Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).
В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.
Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.
Что включают персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.
В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.
Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?
На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.
Что делать с персональными данными кандидата
Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.
В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.
Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:
В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.
Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.
Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты
Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.
Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу
В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.
Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.
Направление запросов на прежние места работы
На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.
Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.
Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу
Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:
На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.
Оформление зарплатной карты и персональные данные работника
Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.
При этом важно, чтобы:
Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:
Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.
В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.
Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?
В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.
Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.
Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.
Размещение «черных списков» сотрудников на сайте
Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.
Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.
В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.
Каким должно быть согласие на обработку персональных данных
Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:
Оформление доски почета
Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.
Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.
Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.
Персональные данные для пропуска
В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требуется оформление пропуска.
В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:
В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.
Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные
Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.
Что делать с персональными данными уволенных сотрудников
Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.
Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.
Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что относится к персональным данным. Кому их можно передавать, как хранить и уничтожать
В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.
Что такое персональные данные и что к ним относят
Персональные данные — это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу, и позволяющая его определить. Это из статьи 3 ФЗ «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон).
К персональным данным, согласно данному закону, относят:
Но стоит учитывать, что некоторые из этих данных сами по себе, без связки с другими данными, персональными являться не могут. Если номер телефона сам по себе не является персональными данными, то в базе оператора, с указанием ФИО владельца — является. Адрес электронной почты в формате petrov_sergey_1987@mail.ru — тоже относится к персональным данным, как и ФИО, с привязкой к ИНН, номеру телефона или месту регистрации.
Также существует классификация персональных данных. Их подразделяют на:
Такая классификация дана в Постановлении Правительства от 1 ноября 2012 г. № 1119.
Немного подробнее по каждой категории.
Общедоступные — те, на доступ к которым дано согласие субъекта персональных данных, а не те, которые можно найти в общем доступе в интернете.
Специальные — информация о расе, национальности и религии; политических и философских взглядах, здоровье, подробностях личной жизни,
Биометрические — информация о физиологических и биологических особенностях человека. Это отпечатки пальцев, генетическая информация, рисунок радужной оболочки глаз, образцы голоса, фотографии.
Но здесь тоже важна определенная привязка к личности. Например, отпечаток пальца, используемый для идентификации сотрудника для входа в офис. Или скан радужной оболочки глаза.
К иным данным относится все остальное. Это как папка «разное» на большинстве компьютеров. Это электронная почта или геолокация,
информация о принадлежности к определенной социальной группе,
Обработка персональных данных
Любой договор с физлицом, содержащий его личные данные (а он и будет их содержать, если это не публичная оферта), должен в обязательном порядке содержать раздел о персональных данных. Без письменного согласия человека, обработка персональных данных оператором, а также их передача третьим лицам — запрещена.
Вообще, обработка персональных данных — это вообще любые действия, которые с ними делают. Сюда входит:
В свою очередь, обработка может осуществляться тремя путями:
После того, как персональные данные обработаны они отправляются на хранение в архив. Это может быть и отдельное специализированное помещение (если речь о бумажных документах) и электронное хранилище (например, облачное). В любом случае вам впоследствии нужно иметь возможность оперативно найти данные и уничтожить их (по требованию субъекта) или передать (в силу закона).
Что будет, если нарушить законодательство о персональных данных
Следит за соблюдением законодательства в этой сфере организация, которая у многих на слуху — Роскомнадзор. Применяемая статья — 13.11 КоАП.
Если собирать персональные данные о гражданах РФ на серверы, расположенные за пределами РФ — штраф до 6 миллионов.
Что делать, чтобы не попасть под штрафы
Чтобы собирать, хранить и обрабатывать ПД, нужно соблюдать требования Закона № 152-ФЗ. Краткий чек-лист:
Все нужна регистрация в Роскомнадзоре?
Может возникнуть ощущение, что уже давно всем работодателям нужно бежать в Роскомнадзор и регистрироваться как оператору персональных данных. Однако это не так. Вот исключения:
Во всех остальных случаях — регистрация обязательна!
Не забудьте, что в Делис Архив действует акция «Новогодняя» — дарим полезные подарки действующим и будущим клиентам!
Единый официальный сайт государственных органов Ханты-Мансийский автономный округ – Югра
Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Наталья Владимировна Комарова
Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 6 июля 2008 г. N 512
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ
К МАТЕРИАЛЬНЫМ НОСИТЕЛЯМ БИОМЕТРИЧЕСКИХ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ТЕХНОЛОГИЯМ ХРАНЕНИЯ ТАКИХ ДАННЫХ
ВНЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства РФ от 27.12.2012 N 1404)
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных.
2. Настоящее Постановление вступает в силу по истечении 6 месяцев со дня его официального опубликования.
от 6 июля 2008 г. N 512
К МАТЕРИАЛЬНЫМ НОСИТЕЛЯМ БИОМЕТРИЧЕСКИХ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ТЕХНОЛОГИЯМ ХРАНЕНИЯ ТАКИХ ДАННЫХ
ВНЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства РФ от 27.12.2012 N 1404)
1. Настоящие требования применяются при использовании материальных носителей, на которые осуществляется запись биометрических персональных данных, а также при хранении биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных.
3. Настоящие требования не распространяются на отношения, возникающие при использовании:
б) бумажных носителей для записи и хранения биометрических персональных данных.
4. Материальный носитель должен обеспечивать:
а) защиту от несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы персональных данных;
в) возможность идентификации информационной системы персональных данных, в которую была осуществлена запись биометрических персональных данных, а также оператора, осуществившего такую запись;
г) невозможность несанкционированного доступа к биометрическим персональным данным, содержащимся на материальном носителе.
5. Оператор утверждает порядок передачи материальных носителей уполномоченным лицам.
6. Материальный носитель должен использоваться в течение срока, установленного оператором, осуществившим запись биометрических персональных данных на материальный носитель, но не более срока эксплуатации, установленного изготовителем материального носителя.
7. Тип материального носителя, который будет использован для обработки биометрических персональных данных, определяет оператор, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации предписано использование материального носителя определенного типа.
а) осуществлять учет количества экземпляров материальных носителей;
б) осуществлять присвоение материальному носителю уникального идентификационного номера, позволяющего точно определить оператора, осуществившего запись биометрических персональных данных на материальный носитель.
9. Технологии хранения биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных должны обеспечивать:
а) доступ к информации, содержащейся на материальном носителе, для уполномоченных лиц;
б) применение средств электронной подписи или иных информационных технологий, позволяющих сохранить целостность и неизменность биометрических персональных данных, записанных на материальный носитель;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 27.12.2012 N 1404)
в) проверку наличия письменного согласия субъекта персональных данных на обработку его биометрических персональных данных или наличия иных оснований обработки персональных данных, установленных законодательством Российской Федерации в сфере отношений, связанных с обработкой персональных данных.
10. В случае если на материальном носителе содержится дополнительная информация, имеющая отношение к записанным биометрическим персональным данным, то такая информация должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью и (или) защищена иными информационными технологиями, позволяющими сохранить целостность и неизменность информации, записанной на материальный носитель.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 27.12.2012 N 1404)
Использование шифровальных (криптографических) средств защиты информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. При хранении биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных должна обеспечиваться регистрация фактов несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы персональных данных.
12. Оператор вправе установить не противоречащие требованиям законодательства Российской Федерации дополнительные требования к технологиям хранения биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных в зависимости от методов и способов защиты биометрических персональных данных в информационных системах персональных данных этого оператора.
Постановление Правительства РФ от 6 июля 2008 г. N 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных» (с изменениями и дополнениями)
Постановление Правительства РФ от 6 июля 2008 г. N 512
«Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»
С изменениями и дополнениями от:
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных.
2. Настоящее постановление вступает в силу по истечении 6 месяцев со дня его официального опубликования.
Председатель Правительства
Российской Федерации
Требования
к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных
(утв. постановлением Правительства РФ от 6 июля 2008 г. N 512)
С изменениями и дополнениями от:
1. Настоящие требования применяются при использовании материальных носителей, на которые осуществляется запись биометрических персональных данных, а также при хранении биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных.
3. Настоящие требования не распространяются на отношения, возникающие при использовании:
б) бумажных носителей для записи и хранения биометрических персональных данных.
4. Материальный носитель должен обеспечивать:
а) защиту от несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы персональных данных;
в) возможность идентификации информационной системы персональных данных, в которую была осуществлена запись биометрических персональных данных, а также оператора, осуществившего такую запись;
г) невозможность несанкционированного доступа к биометрическим персональным данным, содержащимся на материальном носителе.
5. Оператор утверждает порядок передачи материальных носителей уполномоченным лицам.
6. Материальный носитель должен использоваться в течение срока, установленного оператором, осуществившим запись биометрических персональных данных на материальный носитель, но не более срока эксплуатации, установленного изготовителем материального носителя.
7. Тип материального носителя, который будет использован для обработки биометрических персональных данных, определяет оператор, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации предписано использование материального носителя определенного типа.
а) осуществлять учет количества экземпляров материальных носителей;
б) осуществлять присвоение материальному носителю уникального идентификационного номера, позволяющего точно определить оператора, осуществившего запись биометрических персональных данных на материальный носитель.
9. Технологии хранения биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных должны обеспечивать:
а) доступ к информации, содержащейся на материальном носителе, для уполномоченных лиц;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2012 г. N 1404 в подпункт «б» внесены изменения
б) применение средств электронной подписи или иных информационных технологий, позволяющих сохранить целостность и неизменность биометрических персональных данных, записанных на материальный носитель;
в) проверку наличия письменного согласия субъекта персональных данных на обработку его биометрических персональных данных или наличия иных оснований обработки персональных данных, установленных законодательством Российской Федерации в сфере отношений, связанных с обработкой персональных данных.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2012 г. N 1404 в пункт 10 внесены изменения
10. В случае если на материальном носителе содержится дополнительная информация, имеющая отношение к записанным биометрическим персональным данным, то такая информация должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью и (или) защищена иными информационными технологиями, позволяющими сохранить целостность и неизменность информации, записанной на материальный носитель.
Использование шифровальных (криптографических) средств защиты информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. При хранении биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных должна обеспечиваться регистрация фактов несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы персональных данных.
12. Оператор вправе установить не противоречащие требованиям законодательства Российской Федерации дополнительные требования к технологиям хранения биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных в зависимости от методов и способов защиты биометрических персональных данных в информационных системах персональных данных этого оператора.
В целях реализации конституционного права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну установлены требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных.
Биометрическими персональными данными являются сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность. Обработка таких данных может осуществляться только с согласия гражданина, за исключением случаев, связанных с обеспечением безопасности государства, осуществлением правосудия и некоторых других.
Требования распространяются на машиночитаемые носители информации (в том числе магнитные и электронные, за исключением бумажных), на которых осуществляются запись и хранение биометрических персональных данных.
Материальный носитель должен обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к биометрическим персональным данным, в том числе от несанкционированной повторной и дополнительной их записи; возможность идентификации информационной системы, в которую была осуществлена запись биометрических персональных данных, а также оператора, осуществившего такую запись.
Порядок передачи материальных носителей уполномоченным лицам определяется оператором соответствующей информационной системы. Им же устанавливается срок, в течение которого материальный носитель должен использоваться. Этот срок не может быть больше срока, установленного изготовителем материального носителя.
Постановление вступает в силу по истечении 6 месяцев со дня его официального опубликования.
Постановление Правительства РФ от 6 июля 2008 г. N 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»
Настоящее постановление вступает в силу по истечении 6 месяцев со дня его официального опубликования
Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 11 июля 2008 г. N 148, в Собрании законодательства Российской Федерации от 14 июля 2008 г. N 28, ст. 3384
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2012 г. N 1404
Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления